Ведение бухгалтерского учета специализированной организацией: что нужно знать заказчику.

          В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководитель организации вправе передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной бухгалтерской организации или бухгалтеру-специалисту.

 

          Возможность передачи учетных функций на аутсорсинг сохранится у всех экономических субъектов (кроме кредитных организаций) и после 1 января 2013 г. – даты вступления в силу нового Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Однако термин «передача специализированной организации» прекратит свое существование, и данный процесс будет рассматриваться как обычное заключение договора об оказании соответствующих услуг.

 

           В настоящее время руководитель вправе поручить ведение бухгалтерского учета как специализированной организации (юридическому лицу), так и бухгалтеру – специалисту (физическому лицу). Некоторые специалисты полагают, что данное лицо должно являться предпринимателем, но прямого требования в законодательстве не установлено. Многие компании уже оценили такие преимущества бухгалтерского аутсорсинга, как заранее определенная величина расходов на ведение учета (которая оказывается меньше, чем фонд оплаты труда бухгалтерии с отчислениями), бесперебойность работы без отпусков и больничных, а также ожидание более высокого уровня квалификации от узких специалистов – аутсорсеров.

 

         Однако существуют и определенные риски такого договора. Проанализируем их содержание, а также меры по защите интересов организации, планирующей передать ведение бухгалтерского учета стороннему исполнителю.

 

        Передача учетных функций специализированной организации может быть первоначально закреплена в соответствующем приказе по основной деятельности организации, а также в приказе об учетной политике (она в этом случае формируется лицом, на которое возложено ведение учета – п. 4 ПБУ 1/2008). Данные меры, подкрепленные заключенным сторонами договором на оказание услуг, дадут специализированной организации возможность подписывать бухгалтерскую отчетность.

 

            Бухгалтерская отчетность организаций, в которых учет ведется специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, подписывается, как правило, руководителем организации - заказчика бухгалтерских услуг.

 

           Чтобы специализированная организация могла подписывать иные документы, необходимы соответствующие распорядительные акты и оформление доверенностей. Право подписания первичной учетной документации и бухгалтерских регистров устанавливается приказом. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.  Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Право подписания счетов-фактур можно передать как внутренним распорядительным актом, так и путем выдачи доверенности.

 

           Крайне важно иметь в виду, что не допустимо без надлежащего документального оформления передавать представителям специализированных организаций электронные ключи (сертификаты ключа подписи) для доступа к дистанционному банковскому обслуживанию (интернет-банкинг), полученные работниками заказчика на свое имя.

 

            В соответствии с п.5 ст. 80 НК РФ налоговая декларация, в качестве подтверждения достоверности и полноты указанных в ней сведений, подписывается налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) или его представителем.

 

            Как определяется объем работ по договору на оказание бухгалтерских услуг в СПб с организацией, ведущей учет? Буквальное прочтение закона о бухгалтерском учете приводит к выводу, что при принятии решения о передаче ведения бухгалтерского учета специализированной организации эта передача должна быть полной. То есть исполнитель принимает на себя обязанность вести бухгалтерский учет заказчика в том объеме, который устанавливается Законом  о бухгалтерском учете, с соблюдений всех допущений и требований, предъявляемых нормативно-правовой базой в данной области.  В том числе своевременно регистрировать на счетах бухгалтерского учета все хозяйственные операции без пропусков и изъятий, составлять сводные учетные документы, вести регистры бухгалтерского учета,  составлять и представлять бухгалтерскую отчетность и т.д.

 

            Законодательство не дает однозначного ответа, следует ли рассматривать первичные учетные документы, на основании которых предписывается вести бухгалтерский учет, составной частью процедуры его ведения. Ведь далеко не все оправдательные документы могут и должны составляться в бухгалтерии.

 

              На практике сложилось более дифференцированное понимание. Договор на ведение учета специализированной организацией может предусматривать передачу различных наборов учетных функций.  В частности, получили распространение следующие форматы обслуживания ( по функциональному признаку):

 

- составление отчетности (организации в конце месяца/квартала передают бухгалтерской фирме накопленный массив первичных документов и регистров учета, которые составляют самостоятельно, для формирования отчетности в оговоренном объеме);

 

-  обработка первичных документов и составление отчетности (представитель бухгалтерской фирмы посещает организацию, принимает и проверяет первичные документы, регистрирует их в текущем режиме в регистрах учета, выполняет необходимые промежуточные операции;

 

– формирование платежных документов по счетам, завизированным руководителем, ведение кассовых операций, начисление заработной платы на основании табелей учета рабочего времени, прием авансовых отчетов у подотчетных лиц, выдача справок работникам и т.п. – и по окончании отчетного периода формирует отчетность заказчика);

 

- полное исполнение учетных функций (специализированная организация осуществляет все операции, в том числе создание первичных документов – накладных и счетов-фактур на отгрузку товаров и продукции заказчика покупателям, актов на выполненные работы (оказанные услуги), документов по учету труда и заработной платы и т.п.).

 

            На наш взгляд, целесообразно закреплять все детали в договоре на бухгалтерское обслуживание в СПб, чтобы впоследствии не возникали разногласия.  Большим подспорьем является детализированный график документооборота, в котором прописываются все документы, подпадающие под действие договора, сроки их исполнения и ответственные за правильное и своевременное формирование.  Это избавит стороны от выяснения отношений, например, о том, кто должен проводить инвентаризацию и составлять масштабные описи, формировать акты сверок с многочисленными контрагентами и т.д. Возникновение несогласованных ситуаций, подобных перечисленным, нужно избегать еще на этапе заключения договора.  Тем не менее, не все можно предусмотреть заранее, в некоторых случаях придется вносить изменения в договор, и делать это нужно своевременно.

 

           «Камнем преткновения» в отношениях как со специализированной организацией, так и со штатным бухгалтером часто становится вопрос, является ли отчетность, составляемая по окончании периода, неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета за данный период? 

 

            Поясним на примере: Договор со специализированной организацией был заключен на срок до 31 декабря 2011 г. Руководитель принял решение после этой даты поручить ведение учета бухгалтерской службе во главе с главным бухгалтером.  Кто в данной ситуации должен был составлять годовую отчетность за 2011 г. – специализированная организация, которая уже не связана с заказчиком договорными отношениями, или же работающий в период составления отчетности новый главный бухгалтер? С нашей точки зрения, договор на ведение учета предусматривает в качестве одной из своих составляющих и имеет целью формирование отчетности за период.  Поэтому в рассматриваемой ситуации его следовало заключить с оговоркой, что он действует до полного исполнения сторонами своих обязательств, в том числе составления отчетности за финальный период сотрудничества, а стоимость услуг за период включает и оплату составления и представления отчетности за него, когда бы она ни происходила.

 

           Кто несет ответственность?

 

          В большинстве случаев пределы финансовой ответственности исполнителя перед заказчиком тем или иным способом ограничены, однако заказчик вправе требовать возмещения убытков и в большем объеме. На договоры возмездного оказания услуг распространяются нормы об ответственности сторон, предусмотренные для договоров подряда.

 

          Так же обратите внимание, что сотрудники специализированной бухгалтерской организации, ведущей бухгалтерский учет, по роду своей деятельности получают доступ ко всем финансовым документам клиента, а так же множеству других видов документации. Согласно действующему законодательству содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.  Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во  внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации